팀즈에서 AI 메모를 활성화하는 방법

간단히 말씀드리자면, Teams의 AI 노트 기능은 관리자가 먼저 적절한 Copilot 및 녹취 정책을 활성화한 다음, 주최자가 지원되는 회의에서 Facilot 기능을 사용하거나 Recap 기능을 활성화할 때 가장 잘 작동합니다. 라이선스, 녹취 또는 회의 유형이 올바르게 설정되지 않으면 노트가 표시되지 않거나 불완전하게 기록될 수 있습니다.

핵심 요약:

관리자 제어: AI 메모가 표시되려면 Teams 회의 정책을 확인하세요.

라이선스 확인: Facilitator, Recap 및 Copilot 기능을 올바른 권한과 일치시키십시오.

녹취록 요구 사항: 회의 후 AI 메모가 중요한 경우 녹취록 기능을 활성화하고 실행하세요.

회의 준비: 명확한 안건을 설정하고 계획된 회의를 활용하여 업무 성과를 향상시키세요.

사람의 검토: 메모를 공유하기 전에 이름, 결정 사항, 마감일 및 민감한 세부 정보를 확인하십시오.

1. 팀즈의 AI 노트란 무엇일까요? 🤖

팀즈에서 AI 노트를 활성화하는 방법을 알아보기 전에 , 비슷하게 생긴 세 가지 기능을 구분해야 합니다.

• 회의 중 AI가 생성한 메모 - 일반적으로 Teams 회의의 Facilitator 기능을 통해 제공됩니다.

• Recap의 AI 메모 - 회의 또는 이벤트 후 표시되는 메모 및 후속 작업.

• Copilot 회의록 - Microsoft 365 Copilot을 통해 회의 채팅 또는 요약 화면에서 생성된 회의록입니다.

Facilitator는 실시간 AI 메모를 생성하고, 주요 결정을 요약하고, 미해결 질문을 기록하고, 회의 채팅에서 질문에 답변하고, 작업을 관리하는 데 도움을 줄 수 있습니다. Microsoft에 따르면 Microsoft 365 Copilot 라이선스가 필요 하지만, 내부 회의 참가자는 Facilitator가 실행되면 실시간 업데이트를 볼 수 있습니다.

이러한 구분은 중요합니다. 왜냐하면 어떤 사람은 "AI 노트"라고 하면 세련된 실시간 노트 패널을 의미하는 반면, 다른 사람은 회의 후 AI 노트 탭을 의미할 수 있기 때문입니다. 같은 부엌이지만, 사용하는 도구가 다른 것이죠.

2. 팀즈에서 AI 메모를 활성화하기 전에 확인해야 할 사항 ✅

이제 좀 딱딱하지만 중요한 부분을 말씀드리겠습니다. AI 노트는 누군가가 "참가" 버튼을 클릭했다고 해서 저절로 나타나는 것이 아닙니다. 일반적으로 올바른 라이선스, 관리자 정책, 녹취 기능 활성화, 그리고 해당 기능을 지원하는 회의 형식이 필요합니다.

다음 사항들을 먼저 확인하세요:

• 귀 조직에서는 실시간 진행자 AI 메모를 위한 Microsoft 365 Copilot을 사용하고 있거나 , 지능형 요약 기능을 사용하는 Teams Premium/Copilot을 사용하고 있습니다

• 팀즈 회의 정책에 따라 녹취록 작성이 허용됩니다.

• Copilot은 관리자 정책에 의해 차단되지 않습니다.

• 이 회의는 해당 기능이 지원되는 예정된 팀즈 회의입니다.

• 주최자 또는 발표자는 관련 AI 기능을 활성화할 권한이 있습니다.

• 회의 시간은 충분히 길고, 원하시면 회의 후 AI 메모를 위해 회의록도 제공됩니다.

Microsoft의 Teams Premium 라이선스 문서에는 AI 기반 커뮤니케이션 기능으로 "회의에서 AI가 생성한 메모 및 작업 보기"가 포함되어 있으며 , Facilitator 지침에는 Facilitator를 추가하거나 활성화하려면 Microsoft 365 Copilot이 필요하다고 별도로 명시되어 있습니다.

작은 함정이 하나 있는데, 당연히 있습니다. Recap의 AI 메모는 5분 이상 지속되었고 영어로 작성된 이벤트에 한해서만 사용할 수 있으며, Microsoft는 또한 서식이 작성 언어에 따라 달라질 수 있다고 명시하고 있습니다.

3. 관리자로서 팀즈에서 AI 메모를 활성화하는 방법 🛠️

관리자의 경우, 팀즈에서 AI 노트를 활성화하는 방법은 회의 자체가 아니라 팀즈 관리 센터에서 시작됩니다. 많은 사용자가 이 부분에서 어려움을 겪습니다. AI 노트 버튼을 찾으려고 애쓰지만, 정책상 해당 기능은 비활성화되어 있는 것입니다.

관리자 경로는 일반적으로 다음과 같습니다

1. 팀즈 관리자 센터를 엽니다 .

2. 회의 에 참석하세요 .

3. 회의 정책을 선택하세요 .

4. 기존 정책을 선택하거나 새 정책을 만드세요.

5. 녹음 및 전사 섹션을 찾으세요 .

6. Copilot 설정을 찾으세요 .

7. 다음 옵션 중 하나를 선택하세요:

   • ~에

   • 저장된 성적표가 필요합니다

   • 기본적으로 녹취록이 저장된 상태로 켜짐

   • 끄다

8. 정책을 저장하고 올바른 사용자에게 할당되었는지 확인하십시오.

Microsoft의 관리자 지침에는 Copilot 회의 정책 설정이 나열되어 있으며 , 녹취록 정책이 회의 중 및 회의 후 Copilot 작동 여부에 영향을 미친다고 설명합니다.

또한 녹취 기능 자체가 사용 가능한지 확인해야 합니다. Teams 녹취 기능은 정책으로 제어되는 기능이므로 회의, 웨비나 또는 전체 회의에서 녹취록을 포함하려면 주최자와 녹취를 시작하는 사용자 모두 해당 설정이 활성화되어 있어야 합니다.

사람들이 이 부분을 건너뛰고 팀즈를 탓하죠. 때로는 팀즈가 그럴 만한 이유가 있지만, 항상 그런 건 아닙니다.

4. 팀즈에서 회의 예약 시 AI 메모를 활성화하는 방법 📅

회의 주최자에게 가장 쉬운 방법은 회의 시작 전에 AI 메모를 준비하는 것입니다. 이렇게 하면 Teams가 마치 이미 밥을 먹은 고양이처럼 차분하게 작동할 여유가 생깁니다.

일정에 진행자를 추가하려면:

1. 팀즈에서 캘린더를 엽니다 .

2. 새로 만들기를 선택하세요 .

3. 팀즈 회의 토글을 켜세요 .

4. 옵션을 선택하세요 .

5. Copilot 및 기타 AI 로 이동하세요 .

6. Allow Copilot and Facilitator 설정이 다음 중 하나로 되어 있는지 확인하십시오

   • 회의 중에만

   • 회의 중 및 회의 후

7. 진행자 토글을 켜세요 .

8. 적용을 선택하세요 .

Microsoft의 Facilitator 지침에 따르면 이것이 예약 경로이며, Facilitator는 예약된 회의에만 추가할 수 있고 채널 회의, 인스턴트 회의 또는 Teams 통화에는 추가할 수 없다고 명시되어 있습니다.

회의 초대장도 도움이 됩니다. 설명이나 회의록에 간단한 안건을 추가하세요. 진행자는 초대장이나 Loop 회의록에서 안건을 확인하고 토론을 체계적으로 이끌어갈 수 있습니다. 마법은 아니지만, 회의 중에 "딱 하나만 더"라는 말이 너무 많이 나오는 상황을 방지하는 데 꽤 효과적입니다.

5. 실시간 팀즈 회의 중 AI 메모 기능을 켜는 방법 🎙️

회의 일정을 잡을 때 AI 기능을 활성화하는 걸 깜빡했을 수도 있죠. 흔히 있는 일입니다. 회의가 시작되고 누군가 "AI가 회의록을 작성할 수 있나요?"라고 묻는 순간, 모두가 주최자를 마치 달을 조종하는 사람처럼 쳐다보게 되죠.

회의 중에 진행자 기능을 켜려면 다음 단계를 따르세요

1. 팀즈 회의에 참여하세요.

2. 회의 제어에서 '추가 작업'을 선택하세요

3. 진행자 활성화를 선택하세요 .

4. Teams에서 회의 언어를 묻는 메시지가 나타나면 선택하세요.

5. 메모가 나타나기 시작할 때까지 몇 분 정도 기다리세요.

퍼실리테이터 기능이 활성화되면 메모 아이콘이 AI가 생성한 메모가 활성화되었음을 나타내는 아이콘으로 바뀝니다. 마이크로소프트는 메모가 즉시 표시되지 않고 녹취록에 기록된 토론 내용을 기반으로 생성되기 때문에 몇 분 정도 소요될 수 있다고 밝혔습니다

중요한 역할 관련 세부 사항: 모바일 참가자는 실시간 메모를 볼 수 있지만, 데스크톱 또는 웹에서 Teams를 사용하는 주최자 또는 발표자만 회의 중에 진행자 모드를 켜거나 끌 수 있습니다.

그러니까, 만약 누군가가 택시 안에서 휴대폰으로 접속해서 왜 활성화가 안 되는지 묻는다면, 그게 이유일 수 있습니다. 짜증 나냐고요? 네. 논리적이냐고요? 대부분 그렇죠.

6. 팀즈 회의 후 AI 메모를 찾는 방법 🔎

회의가 끝난 후에도 회의록은 생산성 저하로 인해 완전히 사라지지 않습니다. 일반적으로 회의 채팅이나 회의 요약에서 확인할 수 있습니다.

회의 후 AI가 생성한 콘텐츠를 검토하려면:

1. 팀즈에서 채팅을 엽니다

2. 회의 채팅을 선택하세요.

3. 상단의 요약 메뉴를 선택하세요

4. 테넌트에서 제공되는 환경에 따라 메모 또는 AI 메모를 선택하세요

마이크로소프트는 진행자가 생성한 콘텐츠는 회의 채팅과 회의 종료 후 Recap의 회의록에서 확인할 수 있다고 밝혔습니다. AI가 생성한 회의록은 Microsoft Loop 페이지에 저장되며, 회의 참가자는 회의 전, 회의 중 또는 회의 후에 해당 Loop 페이지를 편집할 수 있습니다.

Recap AI 메모에 대해 마이크로소프트는 사용자가 회의 요약에서 AI 메모를 선택하면 수동 메모와 AI 생성 메모, 그리고 후속 작업까지 모두 볼 수 있다고 밝혔습니다. 단, 회의가 녹취록 요건을 충족해야 합니다

이것이 바로 AI 노트가 단순한 회의용 도구를 넘어설 수 있는 이유입니다. 마치 작은 사무실 범죄 현장을 조사하듯 전체 대화를 다시 재생하지 않고도 결정 사항, 작업, 놓친 맥락, 후속 조치 등을 확인할 수 있습니다.

7. 비교표: 팀즈에서 AI 노트를 활용하는 방법 📊

방법/특징	~에 가장 적합함	주요 요구 사항	당신이 얻게 될 것	약간 짜증나는 부분
진행자 실시간 AI 메모	사람들이 대화하면서 메모를 해야 하는 회의	Microsoft 365 Copilot 라이선스	실시간 메모, 결정, 질문, 작업	지원되는 회의 유형이 필요합니다. 모든 회의가 적합한 것은 아닙니다
요약의 AI 노트	회의 후 이야기를 나누며	적격 회의 녹취록	메모, 할 일, 요약 내용	녹취록이 없으면 표시되지 않습니다
Copilot "회의록 생성"	회의 후 간략한 요약	마이크로소프트 365 코파일럿	주요 주제 및 실행 항목	물론 검증 절차는 여전히 필요합니다
수동 팀 노트	간단한 내부 회의	기본 회의록 접근 권한	일정, 메모, 할 일	누군가는 타이핑을 해야 한다니, 비극적이지만 사실이다
녹음 파일 및 녹취록	검토 및 규정 준수 워크플로	녹음/전사 정책이 활성화되었습니다	검색 가능한 녹취록 및 재생 컨텍스트	저장 공간 및 개인정보 보호 관련 질문을 생성할 수 있습니다

마이크로소프트의 코파일럿 생성 메모 관련 지원 지침에 따르면 사용자는 회의 채팅에서 코파일럿을 선택하고, 추가 프롬프트를 선택하고, 회의 메모를 생성하고, 복사하여 다른 곳에 붙여넣을 수 있으며, AI 출력 결과가 정확하지 않을 수 있으므로 검증해야 한다고 안내하고 있습니다.

8. 팀즈에서 AI 메모 기능을 더욱 효과적으로 활용하기 위한 최적의 회의 설정 🧠

팀즈에서 AI 메모 기능을 활성화하는 방법을 아는 것은 절반의 성공입니다. 유용한 메모를 얻는 것이 나머지 절반이죠. AI는 구조화에는 능숙하지만 헤드셋을 쓴 독심술사는 아닙니다. AI에게는 깔끔한 입력이 필요합니다.

다음 설정을 사용하세요:

• 회의 전에 명확한 의제를 추가하세요.

• 결정 사항을 큰 소리로 말하세요: "결정: 다음 주에 시범 운영을 시작할 것입니다."

• 구두로 담당자를 지정하세요: "마야가 재무 관련 후속 조치를 담당합니다."

• 화제를 바꾸기 전에 잠시 멈추세요.

• 다섯 명이 동시에 말하는 상황을 피하세요. 네, 좀 야심찬 목표죠.

• 작업 소유권을 명확히 하기 위해 이름을 일관되게 사용하십시오.

• 가능한 한 회의에서 사용하는 용어를 일관되게 유지하십시오.

• 메모를 널리 공유하기 전에 다시 한번 확인하세요.

진행자는 회의 초대장이나 Loop 회의록에서 의제를 파악할, 회의 중 의제 주제를 추적하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

조용하지만 효과적인 비법: 매우 지친 비서에게 설명하듯이 해야 할 일을 명확하게 전달하세요. 로봇처럼 딱딱하지 않고, 명확하게 말이죠. "해야 할 일: 조던이 업데이트된 자료를 보낼 것입니다." 이런 식으로 말하면 AI가 작성한 메모가 훨씬 덜 모호해집니다.

9. AI 메모가 표시되지 않는 일반적인 문제 ⚠️

팀즈에서 AI 노트가 보이지 않는다고 해서 바로 기능에 문제가 있다고 단정짓지 마세요. 문제가 있을 수도 있지만, 몇 가지 일반적인 차단 요인이 원인일 수 있습니다.

일반적인 원인은 다음과 같습니다

• 사용하려는 기능에 대한 Copilot 또는 Teams Premium 권한이 없습니다

• 팀즈 회의 정책에서 코파일럿 기능이 비활성화되었습니다

• 주최자 또는 시작하려는 사람에 대해서는 녹취록 기능이 비활성화되었습니다

• 회의 시간이 너무 짧아서 Recap AI로 회의록을 작성할 수 없습니다.

• 회의록은 작성되지 않았습니다.

• 지원되지 않는 회의 유형입니다. 예를 들어 진행자를 위한 채널 회의 등이 있습니다.

• 잘못된 역할, 예를 들어 참석자가 진행자 역할을 활성화하려고 하는 경우.

• 외부 참여자 제한 사항.

• 민감도 레이블 또는 암호화 차단 의제 추출.

Microsoft의 설명서에 따르면 Teams는 AI 기반 지능형 요약 기능을 제공하기 위해 이벤트 기록, 출석 데이터 및 PowerPoint Live 데이터를 사용하므로 기록 데이터가 누락되면 AI 요약 기능이 제대로 작동하지 않을 수 있습니다

실시간 진행자 메모 기능을 사용하려면 데스크톱 또는 웹 환경에서 회의 주최자와 발표자만 회의 중에 진행자 기능을 켜거나 끌 수 있다는 점을 기억하세요. 모바일 사용자는 실시간 메모를 볼 수는 있지만 데스크톱이나 웹 환경에서처럼 기능을 활성화할 수는 없습니다.

10. 개인정보 보호, 권한 및 "확인 부탁드립니다" 규칙 🔐

AI 메모는 유용하지만, 법정 속기사나 규정 준수 담당자, 또는 꼼꼼한 동료와는 다릅니다. AI 메모는 회의 데이터를 기반으로 생성되므로 맥락을 놓치거나, 표현이 어색하거나, 정리되지 않은 논의를 그럴듯해 보이지만 완전히 정확하지 않은 요약으로 바꿔버릴 수도 있습니다.

마이크로소프트는 팀즈 요약에 포함된 AI 생성 콘텐츠가 이벤트 기록을 기반으로 하며 GPT 및 기타 AI 모델을 통해 생성되므로 정확하지 않거나 불완전하거나 부적절할 수 있다고 밝혔습니다

그러므로 실질적인 규칙은 간단합니다

• AI 메모를 클라이언트에게 보내기 전에 검토하십시오.

• 결정 사항, 숫자, 이름 및 마감일을 확인하십시오.

• 민감한 정보는 저장하거나 전달하기 전에 반드시 확인하십시오.

• 법률, 인사, 재무 또는 규제 관련 결정을 내릴 때 AI 메모만을 유일한 기록으로 의존하지 마십시오.

• 참석자들이 녹취록 및 AI 기반 요약 보고서 정책을 이해하도록 하십시오.

팀즈는 민감한 회의 콘텐츠에 대한 회의 옵션과 관리자 제어 기능을, 여기에는 복사, 전달, 녹화, 녹취록 및 AI 기반 인사이트와 관련된 제어 기능이 포함됩니다.

약간의 경계심은 건강에 좋습니다. 음모론적인 경계심이 아니라, "AI 분석 결과를 읽어보지도 않고 이사회 메모에 붙여넣지 않는 게 좋겠다"는 정도의 경계심 말입니다.

11. 팀즈 관리자 및 운영자를 위한 배포 팁 🚀

AI 노트를 도입할 때는 단순히 스위치를 켜고 모든 사람이 학습 영상처럼 행동하기를 바라는 것보다 훨씬 효과적입니다.

간단한 출시 계획:

1. 소규모 시범 그룹을 선정하세요.

2. 라이선스와 정책을 확인하십시오.

3. 해당 그룹에 대해 음성 인식 및 Copilot 설정을 활성화하세요.

4. 테스트 회의를 생성하세요.

5. 진행자의 실시간 메모 기능을 사용해 보세요.

6. 회의 후 Recap AI 메모를 사용해 보세요.

7. 사용자가 보게 되는 정확한 단계를 문서화하세요.

8. AI 노트를 언제 사용해야 하는지에 대한 간단한 내부 가이드를 만드세요.

9. 개인정보 보호 관련 알림을 포함하세요.

10. 사람들에게 무엇이 헷갈렸는지 물어보세요. 그러면 그들은 큰 소리로 말해줄 겁니다.

파일럿 프로그램을 진행하는 이유는 Teams 사용 환경이 라이선스, 관리자 정책, 회의 유형, 클라이언트 버전 및 조직 설정에 따라 달라질 수 있기 때문입니다. 모든 것을 한 번에 해결할 수 있는 간단한 방법이 있는 것이 아니라, 마치 서랍 속 여러 개의 버튼처럼 각각의 버튼이 명확하게 구분되어 있기 때문입니다.

12. 빠른 답변: 팀즈에서 AI 메모를 활성화하는 방법 🏁

다음은 Teams에서 AI 메모를 활성화하는 방법 에 대한 간략한 설명입니다 .

관리자용:

• 팀즈 관리 센터 로 이동하세요 .

• 공개 회의 > 회의 정책.

• 녹음 및 전사 에서 올바른 Copilot 정책을 활성화하십시오.

• 음성 인식이 허용되는지 확인하세요.

• 해당 정책을 적절한 사용자에게 할당하십시오.

행사 주최자 여러분께:

• 팀즈 회의 일정을 예약하세요.

• 열기 > 부조종사 및 기타 AI.

• '부조종사 및 진행자 허용 ' 옵션을 활성화로 설정하세요

• 진행자 기능 을 켜세요 .

• 설정을 적용하세요.

회의 중:

• 추가 작업을 선택하세요 .

• '진행자 기능 켜기'를 선택하세요 .

• 인공지능이 생성한 메모가 나타날 때까지 몇 분 정도 기다려 주세요.

회의 후:

• 회의 채팅창을 여세요.

• 요약 페이지 로 이동하세요 .

• 메모 또는 AI 메모를 선택하세요 .

이건 깔끔한 버전입니다. 실제 작업에는 라이선스, 정책, 녹취록, 역할 확인은 물론이고 Teams가 제대로 작동하지 않는 날인지 여부까지 포함됩니다.

마무리 생각 💬

팀즈에서 AI 노트를 활성화하는 방법은 필요한 요소들을 모두 갖추면 어렵지 않지만, 구성 요소들을 혼동하기 쉽습니다. 관리자는 정책 게이트를 제어하고, 회의 주최자는 회의 설정을 관리합니다. 발표자와 주최자는 지원되는 회의에서 진행자 기능을 활성화할 수 있습니다. 녹취록은 AI가 활용할 데이터를 제공합니다. 요약 기능은 회의 내용을 검색하고, 빠르게 훑어보고, 이상적으로는 기억의 혼란을 줄여줍니다.

최적의 설정은 간단합니다. 올바른 정책을 활성화하고, 녹취록 기능을 켜고, 회의 일정을 제대로 잡고, 실시간 메모가 중요한 경우 Facilitator를 사용하고, 결과물을 절대적인 진리처럼 받아들이기 전에 검토하세요 🪨. AI 메모는 매우 유용하지만, 결국 기계가 사람들의 말다툼을 듣고 작성한 메모일 뿐입니다. 그러니 AI 메모를 사용하는 것은 좋지만, 항상 주의 깊게 살펴봐야 합니다.

실제 사례: AI 노트를 활용하여 고객 프로젝트 주간 회의 진행 🧾

대본

한 소규모 웹 에이전시가 고객과 매주 45분씩 팀즈 회의를 한다고 상상해 보세요. 똑같은 문제가 계속해서 발생합니다. 결정은 채팅창에 묻히고, 실행 항목은 제대로 기억나지 않으며, 누군가는 매 회의 후 20~30분을 엉킨 메모를 정리해서 고객에게 보고하는 데 허비합니다.

이것은 가상의 시나리오이지만 현실적인 예시입니다. 해당 대행사는 팀즈의 AI 노트 기능을 사용하여 회의록 초안을 작성하고, 프로젝트 관리자가 최종 검토 후 클라이언트에게 전달합니다. 여기서 마지막 단계가 중요합니다. AI는 단순한 관리 작업을 도와주는 것이지, 프로젝트를 이해하는 사람을 대체하는 것이 아닙니다.

팀즈에서 회의 일정이 잡히고, 녹취 기능이 활성화되었으며, 회의 시작 전에 진행자 기능이 켜져 있습니다. 이는 기사의 핵심 요점과 일치합니다. 즉, AI 노트는 라이선스, 회의 정책, 녹취 기능 및 회의 설정이 모두 먼저 완료되었을 때 가장 효과적으로 작동한다는 것입니다.

보조원이 필요로 하는 것

이러한 준비를 위해 주최측은 다음과 같은 사항을 준비합니다

예정된 팀즈 회의입니다. 즉흥적인 통화가 아닙니다.

회의 초대장에 간략한 회의 안건이 포함되어 있습니다.

회의록 작성이 활성화되었습니다.

회의 시작 전에 진행자 모드가 켜집니다.

AI 메모를 검토하도록 배정된 프로젝트 관리자.

이름, 날짜, 비용, 마감일 및 고객 결정 사항을 확인하는 간단한 검토 체크리스트입니다.

좋은 회의 안건은 다음과 같을 수 있습니다

의제:

지난주 결과물을 검토하세요.

홈페이지 내용 변경 사항을 확인하세요.

가격 페이지 동영상을 유지할지 삭제할지 결정하세요.

실행 작업에 담당자를 지정하세요.

다음 검토 날짜를 확인해 주세요.

이는 AI에게 막연한 "프로젝트 진행 상황 확인" 초대보다 더 체계적인 구조를 제공합니다. 또한, 사람들이 좀 더 차분하게 업무를 처리할 수 있도록 도와주므로 언제나 좋은 결과입니다.

예시 지침

회의 시작 시 주최자는 다음과 같은 말을 할 수 있습니다

"오늘은 AI가 생성한 메모를 활용하여 결정 사항과 실행 항목을 기록하고 있습니다. 결정 사항을 명확하게 기재해 주시고, 각 작업의 담당자 이름과 가능한 경우 마감일도 함께 적어주시기 바랍니다. 회의 후 공유하기 전에 메모를 검토하겠습니다."

회의 중에 프로젝트 관리자는 실행 항목을 명확히 제시할 수 있습니다

"결정: 출시 시점에 가격 페이지 영상을 유지하기로 했습니다."

“조치 사항: 프리야는 수정된 홈페이지 내용을 목요일 오후 3시까지 제출해야 합니다.”

"조치 사항: 마크는 금요일 전에 분석 태그가 제대로 작동하는지 확인해야 합니다."

처음에는 다소 형식적으로 느껴질 수 있지만, AI가 작업을 수행하기에 명확한 기반을 제공합니다. 모호한 논의가 입력되면 모호한 메모가 출력되고, 명확한 결정이 입력되면 실질적인 메모가 출력됩니다.

테스트 방법

팀 전체에 적용하기 전에 3회 정도의 소규모 테스트를 진행해 보세요.

첫 번째 회의: 일반적인 수기 메모만 사용하십시오.

두 번째 회의: AI 메모를 활용하되, 정해진 의제 없이 진행합니다.

3차 회의: 명확한 의제와 구두로 전달되는 실행 항목 형식을 갖춘 AI 메모를 활용하세요.

각 회의 후 다음 사항을 확인하십시오

최종 고객에게 제공할 수 있는 자료를 작성하는 데 걸리는 시간.

수정해야 할 조치 항목은 몇 개입니까?.

마감일이 정확하게 기록되었는지 여부.

각 업무에 적합한 담당자가 배정되었는지 여부.

요약 내용에 합의되지 않은 사항이 포함되어 있는지 여부.

검토자는 외부로 자료를 보내기 전에 AI 분석 결과와 녹취록을 대조해야 합니다. 이는 특히 금액, 일정, 법률 용어, 승인 또는 고객 약속과 관련된 사항에 있어 매우 중요합니다.

결과

예시 결과는 45분짜리 프로젝트 회의 세 건의 소요 시간을 기준으로 산출되었습니다

수동 메모만 해당: 클라이언트 업데이트를 깔끔하게 완료하는 데 28분이 소요되었습니다.

명확한 안건이 없는 AI 메모: 검토 및 정리하는 데 17분 소요.

AI가 작성한 메모에는 의제와 명확한 구두 실행 항목이 포함되어 있습니다. 최종 업데이트를 검토하고 전송하는 데 9분이 소요됩니다.

이는 수동 방식과 비교했을 때 회의당 약 19분의 시간을 절약할 수 있다는 것을 의미합니다. 한 달에 주 4회 고객 미팅이 있다고 가정하면, 프로젝트 관리자 한 명당 매달 약 76분의 시간을 절약할 수 있습니다.

시간 절약만큼이나 품질 검사도 중요합니다. 이 예시 테스트에서 구조화된 AI 노트 버전은 9개의 실행 항목 중 8개를 정확하게 기록했습니다. 유일한 오류는 마감일이었는데, 이는 사람의 수정이 필요했습니다. 바로 이러한 이유 때문에 AI 노트는 최종본이 아닌, 탄탄한 초안으로 활용해야 합니다.

무슨 문제가 생길 수 있을까?

가장 흔한 오류는 모호한 표현에서 발생합니다. 예를 들어 누군가가 "다음 주에 처리하자"라고 말하면, AI는 "그것"의 소유자가 누구인지, "다음 주"가 무엇을 의미하는지 알지 못할 수 있습니다.

기타 위험 요소는 다음과 같습니다

업무가 부적절한 사람에게 배정되는 경우.

부드러운 제안이 확고한 결정처럼 적혀 있습니다.

마감일을 놓치거나 잘못 전달된 경우.

고객의 민감한 개인 정보가 메모에 포함되어 너무 광범위하게 공유되는 경우.

회의록을 구할 수 없어서 회의 후 요약의 질이 떨어집니다.

주최자는 AI가 작성한 메모가 깔끔해 보인다는 이유로 자동으로 정확하다고 가정합니다.

해결책은 화려하진 않지만 효과적입니다. 검토 체크리스트를 사용하고, 회의가 끝나기 전에 실행 항목을 확인하고, AI가 생성한 가공되지 않은 메모를 고객에게 바로 보내지 마십시오.

실질적인 교훈

팀즈의 AI 노트는 회의가 이미 잘 진행되고 있을 때 가장 효과적입니다. 의제를 추가하고, 적절한 설정을 활성화하고, 결정 사항을 명확하게 전달하고, 검토 담당자를 지정하세요. 이렇게 하면 AI 노트가 복잡한 회의를 몇 분 만에 유용한 후속 조치 자료로 바꿔줄 수 있으며, 나중에 모두가 논의해야 할 또 다른 문서를 만들 필요가 없습니다.

자주 묻는 질문

관리자로서 팀즈에서 AI 메모를 활성화하려면 어떻게 해야 하나요?

관리자 권한으로 Teams에서 AI 노트를 활성화하려면 Teams 관리 센터에서 시작하세요. 회의로 이동하여 회의 정책을 열고 녹화 및 텍스트 변환 섹션을 검토합니다. Copilot 사용이 허용되어 있고 올바른 사용자에게 텍스트 변환 기능이 활성화되어 있는지 확인하세요. 또한 AI 노트에 접근할 권한이 있는 사용자에게 해당 정책이 할당되어야 합니다.

팀즈에서 AI 노트를 사용하려면 어떤 라이선스가 필요합니까?

라이선스는 사용하려는 AI 메모 기능에 따라 다릅니다. Facilitator에서 실시간으로 생성되는 AI 메모는 일반적으로 Microsoft 365 Copilot이 필요합니다. Recap의 AI 메모는 Teams Premium 또는 Copilot 액세스 권한이 필요할 수 있습니다. 많은 조직에서 관리자는 해당 기능 사용 가능 여부를 확인하기 전에 라이선스 및 회의 정책을 모두 확인해야 합니다.

AI 메모가 팀즈 회의에 표시되지 않는 이유는 무엇인가요?

AI 메모는 Copilot이 비활성화되었거나, 녹취록 작성이 차단되었거나, 회의 유형이 지원되지 않는 경우 표시되지 않을 수 있습니다. 또한 회의 시간이 너무 짧거나, 녹취록이 작성되지 않았거나, 주최자에게 필요한 권한이 없는 경우에도 표시될 수 있습니다. 일반적인 해결 방법은 사용자 라이선스, Teams 회의 정책, 녹취록 설정, 그리고 회의가 즉시 시작되었는지 아니면 예약되었는지 여부를 확인하는 것입니다.

팀즈 실시간 회의 중에 AI 메모 기능을 켤 수 있나요?

네, 지원되는 회의에서 주최자 또는 발표자는 회의 중에 진행자 모드를 켤 수 있습니다. 일반적으로 회의 제어에서 '더 많은 작업'을 클릭한 다음 '진행자 모드 켜기'를 선택하면 됩니다. Teams는 유용한 메모를 생성하기 전에 회의록에서 토론 내용을 가져와야 하므로 메모가 표시되는 데 몇 분 정도 걸릴 수 있습니다.

팀즈 회의 후 AI 메모는 어디에서 확인할 수 있나요?

회의가 끝나면 Teams에서 회의 채팅을 열고 요약을 선택하세요. 설정에 따라 메모 또는 AI 메모가 표시될 수 있습니다. 진행자가 작성한 메모는 회의 채팅과 회의 메모에도 나타날 수 있습니다. 일반적으로 회의 후 AI 메모는 회의록이 작성되어 있고 기능 요구 사항을 충족하는 경우에 가장 잘 작동합니다.

진행자용 회의록, 요약 회의록, 그리고 공동 진행자용 회의록의 차이점은 무엇인가요?

Facilot은 주로 회의 중에 AI가 실시간으로 생성하는 회의록을 위한 기능입니다. Recap은 회의 후 사용자가 회의록, 작업 및 회의 내용을 검토하는 데 사용됩니다. Copilot 회의록은 Copilot 환경에서 회의 채팅 또는 Recap을 통해 생성됩니다. 두 기능은 일부 겹치지만 완전히 동일한 기능은 아니므로 설정 요구 사항이 다를 수 있습니다.

AI 메모 기능을 사용하려면 팀즈 회의록에 텍스트 변환 기능이 필요한가요?

많은 Teams AI 노트 워크플로에서 녹취록은 AI가 분석할 데이터를 제공하기 때문에 필수적입니다. 특히 Recap AI 노트는 녹취록 제공 여부와 회의 녹취록 허용 여부에 크게 의존합니다. 관리자는 회의 정책에서 녹취록 허용 여부를 확인해야 하며, 회의 주최자는 회의 후 노트가 필요한 경우 회의 녹취록이 생성되었는지 확인해야 합니다.

팀즈에서 AI 노트에 대한 진행자 기능을 활성화할 수 있는 사람은 누구인가요?

일반적으로 데스크톱 또는 웹 버전의 Teams를 사용하는 주최자나 발표자가 진행자 모드를 활성화할 수 있습니다. 모바일 사용자는 실시간 메모를 볼 수는 있지만, 진행자 모드를 직접 활성화할 수는 없을 수 있습니다. 이러한 역할 차이 때문에 어떤 참가자는 메모 옵션을 볼 수 있지만 다른 참가자는 활성화할 수 없는 경우가 발생합니다.

팀즈에서 AI가 생성하는 회의록의 정확도를 높이려면 어떻게 해야 할까요?

명확한 의제를 설정하고, 결정 사항은 큰 소리로 발표하며, 실행 항목은 명확하게 지정하세요. 가능한 한 발언자가 말을 끊지 않도록 하고, 회의에서 사용하는 용어를 일관되게 유지하세요. AI 회의록은 회의에 구조가 있을 때 가장 효과적입니다. 또한 회의록을 공유하기 전에 미리 검토하는 것이 좋습니다.

팀즈의 AI 메모는 공유하기에 충분히 신뢰할 수 있나요?

AI 메모는 유용하지만, 특히 고객이나 경영진과 공유하기 전에 반드시 검토해야 합니다. 이름, 번호, 결정 사항, 마감일, 민감한 세부 정보 등을 꼼꼼히 확인하세요. 이 글에서 강조하는 실질적인 원칙은 AI 메모를 완벽한 법적 또는 규정 준수 기록이 아닌, 참고 자료로 활용하라는 것입니다. 사람의 검토는 여전히 중요합니다.

참고 자료

1. Microsoft 지원 - Microsoft Teams 회의 진행자 - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Copilot 회의 정책 설정 - learn.microsoft.com

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